Un programa de intercambio empieza cuando el estudiante acepta su plaza, busca información sobre su destino y comienza a imaginar cómo será su vida durante los próximos meses. Por ello, universidades con una fuerte proyección internacional, como la Universidad Pontificia de Comillas, entienden que ser excelentes en la experiencia académica no es suficiente y que necesitan contar con un partner que aporte el mismo nivel de excelencia en la otra parte del intercambio: la experiencia de vida.

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El reto: gestionar una de las fases más sensibles del intercambio

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Desde el Servicio de Relaciones Internacionales de la Universidad Pontificia de Comillas, el equipo detectó que uno de los mayores puntos de fricción para los estudiantes internacionales era la búsqueda de alojamiento en Madrid. Muchos llegaban sin referencias fiables, con poca información o con dificultades para identificar opciones seguras y adecuadas a sus necesidades.

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"Muchos estudiantes afrontaban este proceso con incertidumbre, especialmente al no contar con opciones claras ni con un sistema que les ofreciera seguridad desde el inicio. Buscábamos una solución que nos permitiera centralizar y simplificar el proceso de búsqueda de alojamiento para nuestros estudiantes internacionales, especialmente para aquellos que llegaban sin referencias fiables.” - Arancha Castellanos, subdirectora del Servicio de Relaciones Internacionales

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Hasta ese momento, la universidad ofrecía orientación a través de su web y de contactos con proveedores externos. Sin embargo, este modelo implicaba que los estudiantes debían interactuar con múltiples interlocutores y que, cuando surgían incidencias, el equipo universitario asumía un seguimiento prolongado y poco estructurado. Esto generaba una carga administrativa elevada y dificultaba ofrecer el acompañamiento deseado.

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La decisión de apostar por un partner especializado

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Ante este reto, la Universidad Pontificia de Comillas decidió colaborar con Lodgerin, y su software Abroad y su app para estudiantes Arribo, con una premisa muy clara: no se trataba únicamente de incorporar una solución tecnológica, sino de contar con un partner capaz de reforzar la experiencia internacional en uno de sus momentos más críticos.

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"La adopción fue sencilla y muy bien acompañada por el equipo, lo que nos permitió integrar rápidamente la plataforma en nuestra comunicación habitual con los alumnos. Desde entonces, hemos visto beneficios claros: mayor tranquilidad para los estudiantes y sus familias, un proceso mucho más estructurado, menos consultas repetidas y una mejora general en la organización de todo lo relacionado con el alojamiento." - Arancha Castellanos, subdirectora del Servicio de Relaciones Internacionales

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Seguridad y confianza

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Uno de los elementos que más valor aporta al partnership es la seguridad en el alojamiento. A través de Lodgerin, la universidad puede orientar a los estudiantes hacia opciones cuidadosamente seleccionadas y verificadas, evaluadas mediante criterios claros de calidad y adecuación. Además, garantiza tranquilidad durante la estancia gracias a un servicio telefónico de atención 24/7,  sacceso directo a apoyo en mental health y orientación en destino, así como otros beneficios exclusivos que el ecosistema Lodgerin aporta.

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Como Castellanos menciona:

“Las recomendaciones de alojamiento verificadas, que nos aportan seguridad al orientar a los estudiantes, y la posibilidad de mantener una comunicación más directa y organizada con ellos. También destacaría la gestión del teléfono de emergencia proporcionado por Lodgerin, supone una gran tranquilidad tanto para nosotros como para los alumnos y sus familias.”

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Tecnología al servicio del acompañamiento

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Más allá del alojamiento, Abroad ha permitido a la Universidad Pontificia de Comillas estructurar procesos que antes eran dispersos y difíciles de escalar.  

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“Las funcionalidades más valiosas para nuestro día a día son la gestión centralizada de solicitudes y la automatización de procesos, que agiliza nuestro flujo de trabajo”

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Esto se traduce en menos consultas repetidas, una comunicación más ordenada y una mayor capacidad para atender picos de demanda sin perder calidad en el acompañamiento. La tecnología no sustituye el trato humano, sino que lo refuerza, permitiendo al equipo centrarse en tareas de mayor valor.

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“Para nosotros, Abroad se ha convertido en una herramienta clave en la fase previa a su llegada.”

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Impacto

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Gracias a este partnership, cientos de estudiantes internacionales que llegan a Madrid han podido gestionar su alojamiento y su llegada de forma más clara, segura y acompañada. Para Comillas, esto supone una mejora tangible en la eficiencia interna y en la calidad del servicio ofrecido a sus estudiantes.

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El modelo permite mantener un alto nivel de control y visibilidad sin asumir una mayor carga administrativa, y refuerza la capacidad de la institución para ofrecer una experiencia internacional alineada con sus valores y estándares.

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Una relación estratégica

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La colaboración entre la Universidad Pontificia de Comillas y Lodgerin va más allá de la implementación inicial. La comunicación fluida, la rapidez en la respuesta y la evolución constante del producto han sido factores clave para consolidar una relación basada en la confianza y la mejora continua.

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“Existe un claro interés por adaptar el software a las necesidades reales de las universidades y de los estudiantes.”

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Los intercambios académicos son, ante todo, experiencias de vida. El caso de la Universidad Pontificia de Comillas demuestra que, aunque las universidades lideran con excelencia la formación académica, contar con el partner adecuado permite extender ese nivel de calidad a todo lo que ocurre antes y durante la estancia del estudiante.

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Escucha la experiencia de primera mano

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Arancha Castellanos, subdirectora del Servicio de Relaciones Internacionales de la Universidad Pontificia de Comillas, comparte en este vídeo cómo ha sido trabajar con Lodgerin y el impacto del partnership en la experiencia internacional de sus estudiantes.

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